Du kan spara mycket pengar på att omförhandla leverantörsavtalen. Men vilka avtal ska man prioritera och vad är viktigast att tänka på? Här får du vägledning.
Få överblick över avtalen
Första steget är att veta vilka avtal ni har och hur de är utformade. Många företag och organisationer har hundratals eller tusentals leverantörsavtal – allt från hyresavtal till abonnemangstjänster av olika slag. Att få en samlad bild kan vara svårt om du inte tar hjälp av ett system eller en tjänst för avtalshantering.
En av de ledande tjänsterna för avtalshantering är DealManager som är utvecklad i Sverige och som används av fler än 1 000 företag och organisationer. Alla avtal samlas digitalt i molnet och sedan är det enkelt att se statistik, få fram nyckeltal och att hantera avtalen.
När du har analyserat nuläget står du på en stadig grund inför dina åtgärder. Du kan redan nu säga upp de avtal som slukar pengar och som din verksamhet kan vara utan. När det gäller omförhandlingen av avtal behöver du ägna mer tid och bedöma var du ska sätta in dina åtgärder.
Artikeltips: Alla funktioner för en komplett avtalshantering
Bedöm leverantörerna och bestäm vad du ska omförhandla
Vissa leverantörer behövs för att din verksamhet ska fungera och blomstra. Däremot är det inte säkert att avtalen och villkoren med leverantörerna är optimala. Ni kanske betalar mer än ni behöver eller kan få bättre villkor till samma pris.
Att omförhandla ett avtal kan gå snabbt men det kan också ta en hel del tid i anspråk. Därför är det viktigt att du avgör vilka avtal som du ska prioritera.
Ibland är det inte värt besväret
Det finns lägen när det är svårt att få en bättre deal. Vissa produkter och tjänster har standardiserade priser och förhandlingsutrymmet kan vara mycket begränsat. Andra leverantörsinköp kan vara så små att det inte är värt besväret att omförhandla avtalen.
Hitta guldkornen
Men så finns det de avtal där du kan spara stora pengar genom att omförhandla villkoren. Gå igenom dina avtal noggrant och bedöm vilka som har potential att bli bättre. I detta arbete behöver du också sätta dig in i leverantörens situation och hur leverantörens förhandlingsposition ser ut.
Förhandlingsposition och förhandlingsutrymme
Nu har vi kommit till något väldigt viktigt, som till stor del handlar om hur viktig du är som kund. Är du en i mängden eller en nyckelkund som leverantören verkligen inte vill förlora? Tänk igenom och bedöm din förhandlingsposition och ditt förhandlingsutrymme. Sannolikheten att du kan förhandla dig till ett bättre avtal är mycket större om du betyder mycket för leverantörens business.
Offentlig sektor och Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Du som jobbar inom den offentliga sektorn har speciella lagar och regler att förhålla dig till. Avtalen kan inte omförhandlas hur som helst utan det behöver ske i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU). På Upphandlingsmyndighetens hemsida finns information, frågor och svar om vad som gäller.
Förbered dig för förhandling
Nu har du bestämt dig för vilka avtal som ska omförhandlas. För att lyckas är det viktigt att du läser på noggrant om både avtalen och leverantörerna. När du förbereder dig kan du tänka igenom frågor som dessa:
- Vilka är mina mål med förhandlingen?
- Vilka villkor är min lägstanivå, det vill säga när är avtalet acceptabelt?
- Vilka argument är relevanta i förhandlingen?
Välj förhandlare
Fundera också på om du ska utföra förhandlingen själv eller om någon annan person är bättre lämpad. Att välja rätt förhandlare kan göra stor skillnad för slutresultatet.
Förhandla
Sätt dig vid förhandlingsbordet eller förhandla via en videotjänst eller telefon. Ha en bra förhandlingston och var sympatisk – de allra flesta vill göra affärer med någon som de gillar.
Win-win
Du har större chans att nå dina mål om du kan erbjuda något till motparten. Efter en bra förhandling känner sig båda parterna som vinnare.
Sammanfatta i ett avtal
När du och motparten har enats är det dags att sammanfatta resultatet i ett tydligt avtal. Det finns avtalsmallar som kan omformas och anpassas till er unika situation. Om överenskommelsen är komplex kan det vara klokt att ta hjälp av en jurist som hjälper er att utforma det nya avtalet.
Avslutande ord
Vill du omförhandla leverantörsavtalen på bästa sätt? Som vi sett är första steget att få överblick och analysera dina befintliga avtal. Titta gärna närmare på DealManager och kom igång redan idag.