Har du funderat över vad som krävs för att effektivisera verksamhetens avtalshanteringsprocesser? Det finns flera moderna avtalslösningar på marknaden, varav flertalet är smarta investeringar.
När var senaste gången du missade att säga upp ett avtal i tid, och vilka kostsamma konsekvenser blev det som slutresultat?
Om du ännu inte investerat tid i företagets avtalshantering, borde DealManager vara intressant för dig. En enkel och snabb hantering av avtal är nödvändigt för företag av alla storlekar. Låt oss titta på ett par relevanta punkter.
Leverantören: En god match för företaget?
Det är viktigt att hitta en tillförlitlig systemlösning, men lika viktigt är det att undersöka leverantören bakom tjänsten. Tänk på följande under beslutsprocessen:
- Tillförlitlighet: Leta efter finansiellt stabila distributörer som är måna om långsiktiga kundrelationer. Be om en produktdemonstration, eller kundreferenser för att skapa dig en uppfattning om nöjdhetsnivåer.
- Storlek: Tillgodoser leverantören ert företag? Kan de uppfylla sina åtaganden och leverera en tillfredsställande lösning oavsett? Gör de någon skillnad mellan större och mindre företag i sin hantering eller implementeringsprocedurer?
- Plats: Varifrån bedriver leverantören sin verksamhet geografiskt? Fundera kring aspekter som säkerhet och efterlevnad. Ta reda på hur er avtalsdata lagras och regleras. Vilka personer hos leverantören har tillgång till er data?
- Affärssektor: Finns det specifika krav för er bransch? De flesta systemlösningar är anpassade för en bredare kundgrupp och därmed kompatibla med de flesta företag. Ta reda på om leverantören erbjuder unika fördelar för er bransch.
Köpar- eller säljarsidan: Vad är fokus?
Respektive mjukvarulösning har både styrkor och svagheter. Överväg grundläggande funktionskrav gentemot ert användningsområde. Involvera nyckelpersoner i ett tidigt skede.
Tänk på att dina egna behov och preferenser kan skilja sig från andra individer inom företaget. Hur tror kollegorna att deras egna arbetsflöde kan förbättras med hjälp av produkten?
Systemlösningar med fokus på köparsidan, tjänar främst inköpsavdelningen, avtalsansvarige, ekonomiavdelningen och övriga personer med ansvar för omkostnadskontroller.
Säljarsidan är specialiserade för säljteam, intäktsoptimering och intressenter som är involverade i försäljning av varor och tjänster.
Utvärdera och avgör vilka funktioner som är mest kritiska för verksamheten. Utforska leverantörens inställning till kundbaserad vidareutveckling och användarfeedback.
Avtalshantering: Vad du ser är vad du får!
Är målet att ta fram eller hantera avtalen? Identifiera vilka steg i avtalsprocessen som täcks upp av produkten. DealManager är utmärkt för att hantera redan signerade avtal. Avgör vilka funktioner som är ett måste för användarna och vilka andra funktioner ni kan nyttja i tjänsten.
Hur hanterar lösningen utkast, granskning, godkännande, signering och lagring av avtal?
Skapandet:
- Insamling av uppgifter och bilagor
- Lägga till kommentarer, redigera och spåra kommentarer
- Arbeta med avtalen från utkast till signering.
Digital signering:
- Smidigt och snabbt kunna skicka avtal för signering
- Autentisera undertecknare med elektronisk ID
- Signeringsalternativ
- Övervakning av signeringsprocessen
- Kommunikation med motparten
Lagring och datastyrning:
- Lagra, söka och hitta avtal
- Arkivera avtal och spåra revisioner
- Hantering av avtalsdata och motpartsregister ect.
- Hantering av användare och deras åtkomsträttigheter
- Synkronisera avtalshantering med andra tjänster eller plattformar.
Dashboard-rapportering och uppföljning:
- Övervakning av inkomster och kostnader
- Notifiera användare om när avtalen ska hanteras och åtgärdas
- Enkel rapportering till ansvarig gällande redovisning- och finansändamål.
Implementering: Hur kommer man i gång?
Utvärdera hur enkelt dina befintliga avtal kan läggas till och nya användare kan introduceras för tjänsten (onboarding). Vilka lösningar erbjuder leverantören nya användare för att enkelt komma i gång snabbt?
Finns det utbildningar eller självhjälpsresurser tillgängliga vid uppstart? Kan ni själva skanna och importera befintliga avtal på egen hand, eller behöver ni assistans?
En bra tjänsteleverantör ska kunna vägleda er i rätt riktning.
Prissättning: Vad säger kostnaden dig?
Vad är lösningen värd för er? Finns det några dolda kostnader du bör vara medveten om? En tillförlitlig leverantör bör ha en transparent prissättningsmodell. Prissättningen baseras vanligtvis på ett antal faktorer som antalet avtal, användare, lagringsutrymme, digitala signaturer och valfria tillägg.
Se till att era viktigaste behov täcks upp.
Kundsupport: Du kommer behöva hjälp!
När du väljer en tjänsteleverantör baserat på supportalternativ, överväg tillgänglighet, svarstider och flera supportkanaler (telefon, e-post, chatt). Säkerställ deras expertis, och har tydliga SLA:er som beskriver svar- och lösningstider.
Titta på kundrecensioner och kostnader i förhållande till kvalitet och värde. Kontrollera att deras supporttjänster kan skalas med ditt företag. Kan de erbjuda regional och språk-specifik hjälp om det eventuellt skulle behövas?