En av de största utmaningarna som utbildningsföretag står inför idag är tidsbrist. Idéerna för att utveckla sitt kursutbud, förbättra marknadsföringen och hålla mer kundkontakt läggs på is, man hinner helt enkelt inte med. Detta kan bero på många olika faktorer, men några av de vanligaste orsakerna är antingen den totala avsaknaden av stödsystem och att allt arbete görs manuellt, eller att systemen som används är för många och komplexa. Detta resulterar nästan alltid i att kursadministratörer spenderar sina dagar med samma, repetitiva uppgifter som tar tid som annars hade kunnat gå till att utveckla kurser, prata med kunder och expandera sin business.

Om du som läser detta själv är en kursadministratör så känner du nog igen dig. Hemsidan ska uppdateras, fakturor ska skapas och skickas, nya kurstillfällen ska registreras, texter ska uppdateras, och så ska allting meddelas till kunder, lärare och andra partners. Och det är inte sällan som något går snett; fakturauppgifterna är fel, fel text kopierades in på hemsidan, deltagarna har tappat bort sina intyg och behöver få nya, och det som från början var en relativt enkel uppgift blev helt plötsligt större och tyngre att utföra.

Som tur är så finns det en lösning. Ett bra kursadministrationssystem, ofta känt som ett Training Management System (TMS) på engelska, är nyckeln till en effektivare arbetsdag för kursadministratörer, nöjdare kunder och partners, och framförallt för att få mer tid över till det viktiga. Här är våra bästa tips om hur ett bra TMS som EduAdmin kan hjälpa dig spara tid och även pengar.

Upprepa inte dig själv

Hur många olika system jobbar du i under en vanlig arbetsdag? Ett? Fyra? Sju? Listan springer snabbt iväg när man tänker på alla ställen man egentligen hanterar olika delar av sina kurser. Du har säkerligen information om dina kurser på din hemsida, du har ett register med dina bokningar och kurstillfällen, och du får bokningar via e-post, telefon och kanske chatt. Glöm inte faktureringen och ditt ekonomisystem, det där programmet ni använder för att hålla koll på när lärarna är tillgängliga, och att uppdatera sociala medier. Då har vi inte heller nämnt ditt säljstöd/CRM, marknadsföringsplattformar och annat. Och vad händer om du t.ex. behöver byta kurslokal på ett tillfälle, hur många olika verktyg behöver du uppdatera då, med samma information?

Tänk vad skönt det skulle vara att kunna uppdatera allt det en gång och ändå få samma effekt. Med ett bra kursadministrationssystem som EduAdmin så är det precis så det är. Byter du kurslokal på ett kurstillfälle så slår det sedan automatiskt igenom på din hemsida, i dina kallelser till elever och personal, och i all kommunikation du skickar ut till kunder. Nya tillfällen du skapar publiceras automatiskt på din hemsida och förfrågningar till personal skickar du iväg med ett klick. Alla andra system du använder dig av kan också få informationen direkt från EduAdmin via smarta integrationer till CRM, marknadsföringssystem, ekonomisystem, medlemsregister, allt möjligt. All information på ett och samma ställe, ständigt uppdaterad. 

Rätt verktyg för jobbet

När ett företag växer så ökar allt. Antalet kurser blir fler, intäkterna ökar och fler medarbetare anställs. Men i och med detta så ökar även behovet av verktyg och system för att ge stöd i arbetet, och allteftersom behoven dyker upp så köps ett system in för att lösa just det behovet. Det behövs ett system för att hantera utvärderingar och recensioner som ska visas på hemsidan, så ni letar efter ett recensionsverktyg. Med fler instruktörer så behöver ni planera in kurser och konsulter mer i detalj, så ett planeringssystem köps in.

Dessa verktyg är ofta utomordentligt bra på just det de är till för, men problemet är att allting delas upp i separata sektioner och program. Man tappar bort överblicken över hela situationen, och medarbetare behöver logga in i alla möjliga system för att hitta det de behöver för stunden. När en ny medarbetare tillkommer så ska de utbildas i alla dessa olika system, med olika utseenden, inställningar och kopplingar. 

Fler system och konton leder till ökade kostnader, ökad komplexitet och ökad arbetsbörda när nya medarbetare ska introduceras. Det kan också innebära en stor mängd manuellt arbete, och frustration för den som tvingas hoppa fram och tillbaka hela tiden.

Ett bra TMS innehåller ofta alla eller åtminstone många av de funktioner du som utbildningsleverantör behöver. Med EduAdmin så finns det t.ex. utvärderingar/recensioner, intyg och diplom, verktyg för uppföljning och statistik vilket i många fall kan ersätta flera olika system med ett och samma. Med allting samlat i ett system så vet alla medarbetare var de ska leta för att hitta informationen de behöver, och medarbetare kan hjälpa varandra om frågor dyker upp, och kostnaderna hålls nere. 

För de verktyg som ni inte kan ersätta med EduAdmin, exempelvis ekonomisystem, så finns det otaliga integrationer som minskar eller helt tar bort behovet för manuellt arbete. 

Automatisera, automatisera, automatisera

En kursadministratörs uppgifter är ofta återkommande: information om tillfällen ska publiceras på hemsidan och i marknadsföring, bokningsbekräftelser ska skickas till kunder och kallelser till deltagarna, instruktörer ska få information om plats och tid, lokaler, fika och luncher ska bokas, diplom ska skrivas ut och skickas efter avslutad kurs. Du kan spara otaliga timmar genom att låta ditt kurssystem bli din personliga assistent som hjälper till med allt det där.

Med EduAdmin så får du exempelvis:

  • Automatiska bokningsbekräftelser, kallelser, uppföljningar och utvärderingar både som mejl och SMS
  • Smidiga integrationer som hanterar fakturering och kortbetalning åt dig, utan att du behöver lyfta ett finger
  • Automatiska deltagarlistor, intyg, diplom, certifikat redo att skrivas ut eller mejlas
  • Anmälningsformulär som tar in just de uppgifter du behöver - inga fler mejl till kunder om att få in deltagarlistor eller fakturainformation

Detta kommer inte bara spara tid för dig och dina kollegor, det ger även ett mervärde till dina kunder. Minska antalet no-shows genom att skicka ett vänligt välkomst-SMS dagen innan kursen, skicka ut professionella intyg och diplom automatiskt efter avslutad kurs, skapa intygssidor som dina kunder kan dela på sina sociala medier med ett enkelt knapptryck. Informera deltagare och deras chefer automatiskt när deras certifikat behöver förnyas. Se till att all din kommunikation alltid kommer fram till rätt mottagare i rätt tid, utan risk för att det glöms bort eller skickas fel. Du kan se EduAdmin som din egen personliga kursfabrik: skapa mallar och regler för vad som ska ske och när, och låt sedan din fabrik sköta den dagliga produktionen. 

Dela upp ansvarsområden

Är din inkorg full av frågor om avbokningar, deltagare som vill byta till en annan kurs eller datum, borttappade diplom, eller kanske frågor från instruktörer och kursledare, deltagarlistor som ska registreras eller prov som ska rättas? Det blir lätt så, kursadministratören blir som en assistent till alla andra, istället för att kunna fokusera på det egna arbetet.

Med ett bra kursadministrationssystem så slipper du det där. EduAdmin ger dina kunder, deltagare, lärare och partners verktygen de behöver för att självständigt kunna lösa sina frågor och behov. Låt dina deltagare logga in på din hemsida för att ladda ner sina intyg och se sina tidigare kurser, avboka eller boka om sig till ett nytt tillfälle. Med lärarportalen så kan dina kursledare sköta allt det administrativa helt själva: registrera närvaro, betygsätt elever, skicka ut digitala prov och utvärderingar eller rätta personuppgifter.

Hjälp dina kollegor och medarbetare genom att ge dem tiden och arbetsron de behöver för att fokusera på de uppgifter som faktiskt kräver deras expertis, samtidigt som du får nöjdare kunder som får svar på sina frågor direkt utan ledtider.

Slutsats

För att bli effektivare så behöver du först identifiera vilka arbetsuppgifter som tar upp mest av din tid. Tänk på att en liten uppgift som behöver utföras ofta också lätt blir en tidstjuv. Här kommer några frågor som kan hjälpa dig identifiera dina tidstjuvar: 

  • Vilka uppgifter återkommer oftast under en arbetsvecka?
  • Vilka uppgifter känns "tunga" för dig att utföra? Om du automatiskt suckar när du tänker på en uppgift, då har du stött på en bra kandidat för listan
  • Har du checklistor eller andra "att göra-listor" för att hjälpa dig genom dagen som skulle kunna ersättas med automation?
  • Hur många olika system använder du och vad gör de? Finns det möjlighet att använda ett och samma system?
  • Arbetar kursadministratörer med sina uppgifter, eller är de assistenter åt andra (kunder, instruktörer, deltagare)?

Kom ihåg att ställa dessa frågor till dina medarbetare också, liksom till instruktörer och andra parter. Hitta alla källor till friktion, och rangordna punkterna i det som skulle ge mest värde för pengarna att bli av med eller förbättra.

Därefter är det dags att kolla på det kurssystem du utvärderar. Inget system är perfekt och ett TMS kommer inte att kunna ersätta alla dina nuvarande arbetsflöden och system, men det är viktigt att titta på hur ditt TMS kan:

  • Minska mängden manuellt arbete
  • Minska risken för fel av den mänskliga faktorn
  • Öka nöjdheten och erbjuda värde till kunder
  • Hjälpa medarbetare att kunna lösa sina uppgifter självständigt och snabbt
  • Eliminera onödiga ledtider, både mellan kollegor men också till kunder
  • Ta bort repetitiva uppgifter

Och glöm inte att dra nytta av din TMS-leverantörs kunskap. De är experterna på området och känner förmodligen till varje knep i branschen, och du bör dra nytta av deras erfarenhet.