Med dagens snabbt förändrande världsläge så behöver företag inse att strategier för optimal avtalshantering behöver innefatta användandet av moderna verktyg och appar, och bättre rutiner för leverantörs- och inköpshantering. Det handlar inte endast om att reducera kostnader, utan även om att minska beroendet av nyckelpersoner på företaget.
Här kommer några av 2024s "best practices" för modern avtalshantering.
Skapa en centraliserad lagring av avtal
Det är inte ovanligt att avtal är spridda över olika platser som t.ex, pärmar, arbetsdatorer, servrar eller enskilda anställdas mailboxar. Detta gör det mycket svårt att få den översikt som krävs men också så ökar risken att ovärderliga data försvinner när anställda slutar.
Du måste istället implementera ett centralt verktyg för att lagra och följa avtal genom hela livscykeln, gärna installerat i molnet eller i egen driftmiljö.
Se till att det skapas automatiska påminnelser
Utnyttja den moderna teknik som redan finns tillgängligt för att säkerställa att rätt personer blir påminda inför förnyelser eller avslut av avtal, så ni kan arbeta proaktivt!
Förstå hur era avtal påverkar företagets ekonomi
Fatta informerade beslut genom att förstå hur ingångna avtal påverkar er ekonomi. Uppmärksamma även eventuella åtaganden och löpande kostnad efter att avtal avslutas.
Använd digitala verktyg och integrationer för att inkludera avtalens kostnader eller intäkter i företagets budgetar och prognoser, för att effektivare hantera er ekonomi.
Behandla all dokumentation kring era leverantörer på samma ställe
Organisera och uppdatera all dokumentation relaterade till era avtal och leverantörer. Dokumentationen behöver vara lätt tillgänglig och alltid uppdaterad.
Signera avtal digitalt för att helt omfamna den digitala utvecklingen
Stanna inte vid att scanna och lagra avtal digitalt, genomför även processen för att helt gå över till digital signering av alla avtal. Du sparar mycket tid i hanteringen samt får snabbare avslut på affärer och överenskommelser.
Ytterligare saker att ha i åtanke när du väljer system för avtalshantering
När du väljer ett verktyg eller leverantör för avtalshantering så är det viktigt att komma ihåg att även de mest användarvänliga verktygen kan behöva stöd genom en personlig kontakt, t.ex. leverantörens supportavdelning. För att kunna garantera framgång för alla dina användare så måste leverantören kunna erbjuda digitala guider och lösningar och även personlig support över telefon eller mail.
För att säkerställa att det verktyg du väljer är framtidssäkrat och kan hantera eventuella förändrade behov är det viktigt att det finns moderna API:er, integrationer och kringtjänster. Detta underlättar enormt när ni ska införa er nya effektiva avtalshantering.
Till sist, tänk på att komplett livscykelhantering för era avtal måste vara en centralt integrerad process i ert företag. Det betyder att teknologi, system och anställda alla behöver arbeta tillsammans för att nå framgång.